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象限图分析法在呼叫中心外包项目运营中的应用
  在每个外包项目的运营管理中,我们一直追求管理咨询以及一体化解决方案,追求精细化管理,追求各种科学分析方法的运用。象限图分析法(又称矩阵分析法、四象限分析法)是我们在呼叫中心项目的运营管理中成功运用的一种分析方法。

  在以客户关怀为主的呼叫中心项目中,决定CSR工作水平的最基本因素有两个:一是成功的呼出量(相当于产量);二是质检组联合评出的服务得分(相当于质量)。在产量方面,我们就呼出量的成功与否有明确的定义,也有明确的产量标准;在质量方面,我们有严格详细的评分标准与操作指引。为了从不同的维度对CSR进行评价,并根据CSR各自的特点给予帮助与辅导,我们通过象限图分析法对全体CSR根据各自不同的情况进行划分。英文在线服务

一、象限的定义  24小时客服  专业英文客服  专业外语客服

  我们将服务得分设为横轴,越往右代表服务得分越高;将产量设为纵轴,越往上代表产量越高。

  为了全面了解CSR的分布情况,我们按照以上两个指标将CSR区分为4种类型。

生产股
绩优股
潜力股
服务股
  • 产量高,服务又好的CSR群(第一象限,我们称之为绩优股);
  • 产量高,服务较差的CSR群(第二象限,我们称之为生产股);
  • 产量低,服务又差的CSR群(第三象限,我们称之为潜力股);
  • 产量低,服务却好的CSR群(第四象限,我们称之为服务股)。

  通过象限图分析,我们可以更加清晰CSR的整体情况,及时发现项目运营中存在的问题,据此找到努力的方向。英文在线服务

二、各象限的特征与对策

下面,我们就各象限的特征与对策做一个更详细的介绍。

绩优股:

  该象限代表高产量、高服务的CSR群体,这部分CSR通常是资深CSR。针对这部分CSR,我们要继续调动、保持她们的工作热情,在绩效考核、人文关怀、晋升空间上对这部分优秀CSR群体予以必要、合理的倾斜,让她们能因自己的出色工作感到应有的自豪,成为其他象限CSR的学习榜样,引领全体CSR向更高的产量、更好的服务前进。英文在线服务

生产股:
  该象限CSR的产量较高,是我们冲刺产量的一只主力军,通常都能按时完成任务,但是服务得分不高。针对这部分CSR,我们要扬长避短,一是要继续发挥她们的高产优势,因为这部分CSR对于我们完成生产任务做出了相当大的贡献。另外在保证产量的同时,要想方设法提高她们的服务质量。首先在服务态度方面,要日积月累地灌输服务理念,强调“在声音的世界里,即使不是面对面,微笑也能听得见”,引导她们从“要我服务”向“我要服务”进步,即从被动服务向主动服务进步;其次在服务技巧方面,要引导她们从“我能服务”向“我会服务”进步,即从简单服务向优质服务进步,通过潜移默化的影响,使这部分同事认识到自己不但要能够胜任一个理发师的角色,而且要尽快成长为一名发型顾问,甚至是形象设计师。英文在线服务

潜力股:
  第三象限的CSR是产量低、服务低的双低股,为什么不叫PT股、ST股,而叫做潜力股呢?因为我们发现,该象限的CSR基本是上岗不久的新同事。这部分CSR由于界面与操作流程不够熟悉,产品知识有待积累,沟通技巧与经验有待进一步的学习,才出现产量不达标、服务质量又上不去的现象。我们认为这只是暂时现象,只要通过班组长的辅导沟通,通过优秀CSR的帮带传教,通过开展笑脸相迎团队竞赛、专业技能测试、业务知识测试等活动,这部分同事就会离开该象限,向第二象限、最终向第一象限前进。英文在线服务

服务股:
  该象限的特征是产量低,但是服务得分很高。通常这一象限的CSR是因为特殊原因才导致产量较低。有个常见现象是:高产量可能有低服务(第二象限的同事占比较多可以说明这一现象),但是高服务一般没有低产量(第四象限的同事占比很少,基本都是由于身体状况等特殊原因影响了产量)。所以,这一象限的同事基本上无须特别关注。英文在线服务

在运用象限图分析法时,有以下两点是需要注意的:

  1、 要考虑原点(两轴交点)的选取,因为原点的移动直接影响了四个象限的变化,CSR的分布变化又直接影响了分析结果。我们建议取相对目标产值较高的产量、相对目标服务得分较高的服务分作为划分依据,这样有利于引导我们追求更高的目标;

  2、 要避免质检评分主观性所带来的影响,一个相对有效的方法是几个班组长组成质检评分组,几个评分经过加权处理后作为最终服务得分,这也是我们目前所采用的方法。这种加权能够在一定程度上减少主观性所带来的影响,但是并不能完全避免,因此,在使用象限图分析法时需要留意这种潜在影响。

  呼叫中心是一个典型的“技术密集型”和“劳动密集型”紧密结合的行业,它要求从业的CSR具有良好的个人素质和服务意识、服务技能技巧、业务能力,同时CSR每天需要拨打大量的电话,并需要对每个通话保持高质量的服务,面对如此高的要求,不是轻易能做到的,因此,我们需要训练有素、有经验、能力强的人员队伍,以便改善服务、提高质量、增强生产力,从而促进企业的同步发展。人的因素是我们成功与否的关键。象限图分析法能帮助我们对整体CSR的分布状况有一个清晰的划分,根据划分的结果,我们可以有针对性地根据每个CSR的个人习惯与实际情况开展帮助辅导工作,通过持之以恒的努力,帮助更多的CSR走进第一象限——成为产量高、服务能力强的绩优股,从而带动整个呼叫中心项目的发展。

 

 

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